Notre recueil de bonnes pratiques pour travailler efficacement avec votre agence.

L’institut du vin américain organisait, en avril dernier, un séminaire autour de la communication et du marketing et en profitait pour faire le focus sur la collaboration entre domaines viticoles et agences de communication. Notre président, Jeremy Benson intervenait pour faire l’inventaire des bonnes pratiques à mettre en place avec une agence pour une coopération solide et efficace ! Trois principes indispensables sont à retenir :

  • Prenez le temps d’établir une vraie relation de confiance, non pas seulement une relation client/prestataire.
  • Le programme défini doit être clair et concis, impliquant des objectifs facilement mesurables.
  • Mettez en place des procédés permettant aux deux équipes (celle du domaine et celle de l’agence) de communiquer facilement et efficacement.

Concrètement, comment cela se traduit ?

Du côté agence :

  • Transformer la proposition initiale en véritable plan d’attaque détaillé ! Impossible de commencer un programme en se basant simplement sur une proposition très souvent succincte. Pour nous, le plan doit contenir 3 parties incontournables : le plan d’action, le budget prévisionnel et le rétroplanning. Evidemment, ce plan doit rappeler :
    • Le cadre exact de la collaboration, ce qu’elle comprend… ou pas !
    • Le calendrier détaillé des actions
    • Les objectifs de la campagne et les indicateurs de résultats correspondants.
    • Le rôle de chacun des membres de l’agence et éventuellement un trombinoscope accompagné de la biographie des membres du projet
    • Une fiche contact avec les coordonnées de chacun de membres de l’agence.
    • Le processus de reporting qui rythmera le projet. Quoi, qui, quand ?
    • Un document de référence pour le discours de marque. En général, avant de se lancer dans un projet de relations presse ou de communication digitale, nous préconisons à nos clients de définir (avec notre aide) leur discours de marque. Ce qui permet de créer un document référence donnant le ton à utiliser sur l’ensemble des outils de communication.
    • Un résumé des informations incontournables sur le domaine ou la marque. Ainsi, les membres de l’agence pourront s’y référer tout au long de la collaboration.

 

Côté domaine :

  • Présentez le programme et la collaboration votre équipe : un email devrait suffire pour résumer les objectifs, définir le rôle de chacun et expliquer en quoi ce programme est essentiel pour l’évolution de votre domaine ou de votre marque.
  • Organisez une réunion de lancement : en début de mission, invitez le chef de projet de l’agence à venir présenter le programme lors d’une réunion où les représentants de chaque département (production, marketing, distribution, etc.) seront conviés.
  • Créez des moments positifs : c’est humain ! Nous aimons collaborer avec des personnes que nous apprécions. C’est à vous de prendre quelques mesures pour faciliter le contact :
    • Félicitez les équipes quand les résultats sont encourageants.
    • Montrez à l’agence que vous l’impliquez dans la vie du domaine. Par exemple, invitez ses membres à vos événements annuels, etc.
    • N’hésitez surtout pas à demander des conseils même si ceux là dépassent légèrement le cadre de votre accord.

 

Croyez-nous ! Ce sont des pratiques peu ou pas coûteuses qui fluidifient les relations avec votre agence et permettent d’obtenir de meilleurs résultats sur le long terme !